導入事例
作業人数 4~5名
作業効率化
作業時間短縮
作業ミス削減
クリックポスト拡張機能
自動処理機能
ネット通販でありながら、まるで顔が見えるかのようなコミュニケーションや安心できる独自のサービスを提供する「株式会社 NewLIFEPro」。あえてデジタルでなく、アナログの温かさの掛け合いから「真心あるネット通販」を創出し、社会に必要とされる企業を旗印にしています。
導入前はGoogleスプレッドシートで受注管理を行っていましたが、手作業での受注管理に限界を感じてGoQSystemを導入しました。課題解決に至るまでの背景や導入後の変化について、上田さんにお話を伺いました。
上田さん：GoQSystemを導入する前は受注シートとして、Googleスプレッドシートで受注管理を行っていました。モールごとにシートを分けて受注番号やお客様情報などを手入力していましたが、新規モール拡大や販売数の向上とともに入力作業と管理体制が追いつかなくなり、手作業での受注管理に限界を感じていました。解決方法を知らず、どうすればいいのか悩んでいました。
上田さん：すでにGoQSystemを導入済みの知人に当社が抱える悩みを共有したところ、自身のショップでどのように活用しているかを説明してくれて、これだ！と思いました。複数のネットショップを管理できるツールは山ほどありますが、既存のシステムに合わせるのではなく、GoQSystemなら自社の作業フローをそのまま導入・カスタマイズできることに強く惹かれました。
上田さん：一番は日本郵便のゆうプリRやクリックポストとの連携です。それまでは配送伝票を手書きしていたので、工数を大きく削減することができました。GoQSystemが謳っている工数削減の効果は過言ではないことを証明しています。
重宝している機能は「自動処理」です。他社ツールにはない自由度・ユニークさはもとより、発注先ごとなど特殊な条件で仕分けしたい場合でも対応できることが多いと感じています。例えば、GoQSystemの管理画面では左に向かって受注ステータス（受注の状態ごとに受注を仕分けることができる機能）が表示されますが、当社の各作業フローに合わせて細かく設定することで情報が煩雑にならず、誰が見ても分かりやすいように工夫できています。中古品を取り扱っているため故障のある商品に関しては返品する場合もありますが、専用のステータスを設定しているので、抜け漏れがありません。
上田さん：導入前は手作業だったため、どうしてもヒューマンエラーが出ていましたが、その点も改善することができました。作業のフローが円滑に流れるようになったのも大きな成果と言えます。
当社の場合は友人のショップの導入例があったからこそ、まずそれを真似して、そこから自社の作業フローや必要なステータスをコラージュ的に当てはめては再検討するなど、カスタマイズを楽しみながら作業効率化を進めることができていると感じます。
管理者の負担も軽減されたことで、よりクリエイティブな業務に時間を活用することができています。
上田さん：人はどうしても変化に対して抵抗感があるため、当社でも導入時はスタッフから不安の声があがっていました。しかしGoQSystemの担当の方から約2ヶ月で軌道にのると言っていただいた言葉を信じて導入して、本当に良かったと思います。
担当の方は縁の下の力持ちのような存在で、何かあった際に連絡するとすぐに対応してくれ、こちらの悩みにも親身に寄り添ってくださいますし、場合によっては開発側にも掛け合ってくれるので心強いです。
ツールだけあっても使い方がわからなければユーザーは使うことができません。やりたいことがあっても具現化できなかったり、調べて分からなかったりすると諦めてしまうことも。GoQSystemはその想いを汲み取って応えてくれるので、なくてはならない存在です。
上田さん：キャンセル機能は使いやすいです。中古品は一点物で、買い取りの段階では問題がなくても、いざその商品が売れて発送前のチェックで異常があった場合にはお客様にご迷惑がかからないようにお詫びを通知した上でやむをえずキャンセル処理を行うことがあります。これは物販をしている場合には避けては通れないことです。
GoQSystem導入前はそれぞれのモールへアクセスして対応していましたが、各モールにアクセスすることなくGoQSystemだけでお客様へのお詫びなどのご連絡とキャンセル処理までが行えるので大変重宝しています。
また、これまでキャンセル処理はデリケートな作業のため管理者が対応していましたが、事由に合ったメールを作成することで自動化でき、レギュラークラスのアルバイトさんでも対応できるようになりました。
上田さん：変化の速いEC業界で「常に必要であり続ける通販カンパニー」を目指し、「人を豊かにすること」「お客様に喜んでいただくこと」を常に考え、成長し続けたいと考えます。そして志を持った「志事（しごと）」を「プロ意識」の基、人生の活力となる価値を提供します。
GoQSystemを導入していなければ、10店舗ほどあるネットショップを効率的かつ創造的に管理していくことはできませんでした。まだまだ成長しきれていない既存店舗が多く、伸びしろしかない状況なので、今後はそこを伸ばしつつ、現在の年商3億円ほどの規模感から成長し、まずは年商5億円を達成したいと考えています。
