導入事例
作業人数 1名
作業効率化
作業ミス削減
自動処理機能
売上拡大
山口県下関市に実店舗を持つ「有限会社幸ふく」では、カラフルな幸ふくだんごや職人の手焼きの幸ふくどらやきといった看板商品をはじめ、おまんじゅう、クッキーなどのスイーツを取り扱っています。冷凍で配送すれば全国に幸ふくの商品をお届けできると考え、生菓子を通販で取り扱う店舗がほとんどいなかった2003年にECの運営を開始しました。
セール時・イベント時の繁忙期で注文が増加した際の受注処理に限界を感じ、GoQSystemを導入。課題解決に至るまでの背景や導入後の変化について、森さんにお話を伺いました。
森さん：通常時はもちろんですが、セールや母の日などのイベント時に大量の注文が入ると、受注処理にかなりの時間がかかっていました。また当時使用していた受注管理ソフトでは、複数のパソコンからアクセスしてスタッフ間で情報を共有することが難しく、すべて1人で受注作業をしなければならなかったことも負担につながっていました。
森さん：導入の1年か2年前にGoQSystemの営業の方が訪問に来られて、とてもいいものだなと思っていたのですが、その時点では毎月のコストをかけるほどの注文件数がなかったため導入を見送っていました。ただECを運営する中でだんだんと注文件数が増え、イベント時の受注処理に限界を感じたので導入を決めました。
GoQSystemは同じ山口県の会社ということもあり、サポート面においても安心感がありました。また導入前には営業の方が大きいディスプレイを持参し見やすい環境で説明してくださったおかげで、導入後のイメージも湧きやすかったです。
森さん：自動処理機能は大変助かっています。当店ではギフト商品も取り扱っているため、母の日や父の日などイベント時にはかなり受注件数が増えます。その際、自動処理機能を活用し一括で各モールの受注を管理できるので、手間をはぶくことができ作業も楽になりました。
ギフト商品のように注文者と送付先の住所が異なる場合は受注の一覧画面にアイコンが表示されるので、目視でパッと判別できるのがとても便利です。またステータス（受注の状態ごとに受注を仕分けることができる機能）を自由に設定できる点も重宝しています。例えば、母の日のように受注が増加する時期には通常時よりも細分化したステータスで受注を管理してミスを減らせるように工夫しています。注文日ごとに送り状の作成前なのか、送り状を印刷済みなのか等ステータスを細かく作っておけばわかりやすく管理できるので、ミスの削減と作業効率化につながっています。
森さん：注文内容に合ったメールを自動で送信できたり、ステータス移動によって入金済みの注文がすぐに分かるようになったり、導入して良かった点はいろいろあります。
導入前はお客様対応に時間をかけたいと思っていましたが、そこに時間をかけてしまうと発送など他の受注業務に手が回らなくなることも。GoQSystemのおかげでお客様のフォローをしながら処理の手間もはぶくことができるのは助かっています。
また受注業務に関する社内連携もしやすくなり、お客様からのお問い合わせがあった際にもGoQSystemで検索するとすぐに情報を確認できるため、迅速な対応が可能となっています。
森さん：絞り込み検索の条件保存機能がお気に入りです。ギフト非対応の商品を購入されている受注については熨斗やカードの確認が不要なのですが、毎回絞り込み検索の画面で対象の商品コードを入力して検索することが手間だなと感じていました。
条件保存の機能を使えばよく使う絞り込み条件をワンクリックで入力できるので、確認不要の商品を購入している受注を抽出するのがとても楽になりました。また熨斗が必要な場合も専用の条件を保存しており、ワンクリックで一覧画面に絞り込み条件が表示されるので助かっています。
森さん：お菓子を贈られた方が喜ぶと、贈り主様も嬉しく感じて幸せの連鎖が起こります。ご注文いただいた贈り主の方から当店のレビューに「喜ばれました！ありがとう！」という嬉しいお言葉をいただくこともあります。当社では、幸ふくのお菓子で「幸福」をお届けできるようにと願いを込めて、全国へお届けすることを大切にしています。
繁忙期にはどうしても受注や製造が追いつかないことも多々あるので、将来的には設備の増設、スタッフの増員など規模の拡大を考えています。
