導入事例
作業人数 1名
業務効率化
コスト削減
自動処理機能
多店舗展開
明治45年、京都の印章専門店としてスタートした「京都インバン株式会社」。成人や就職のお祝いとしても喜ばれる、熟練の職人が手作りする世界でただ1本の印鑑などを販売しています。
受注業務に大幅な時間と手間がかかることを改善するために、GoQSystemを導入しました。課題解決に至るまでの背景や導入後の変化について、辻さんにお話を伺いました。
辻さん：導入前はEストアーで構築した自社サイト1店舗とYahoo!の2モールのみ出店していましたが、スタッフ1人で日々のお客様対応に追われ、時間に余裕が持てていませんでした。
特に受注内容を1件1件確認する手間は膨大ですし、EストアーとYahoo!では受注伝票の作成方法も異なるため、確認作業に時間がかかっていました。
辻さん：イーコマース事業協会で受注システムの存在を聞き、導入を検討していたところ、四国にある親しいはんこ屋さんから受注業務を軽減できるGoQSystemのことを教えていただきました。
四国のはんこ屋さんを訪問して実際の業務を丸一日拝見させていただき、GoQSystemならすでに利用していたYahoo!やEストアーはもちろん、今後どのモールに展開した際にも一元管理ができると感じ導入を決めました。
また、楽天市場で業界No1売上の店舗がGoQSystemを導入されていたこともあり、受注業務に関しての不安を感じることはありませんでした。
辻さん：はんこ屋の性質上、オプション項目は多岐に渡ります。お名前はもちろん、書体や材質、色など様々な項目が必要なため、自動処理で振り分けができるように細かく設定しています。
また、当社では、はんこ以外にも年賀状や喪中はがきも取り扱っており、お名前や住所、絵柄を選べるように設定しています。印刷にかける前にはお客様に事前に仕上がりイメージを確認していただいています。
このように当社ではお客様とのメールのやり取りが多いため、メールディーラーと連携可能な点がコミュニケーションを取る上で非常に助かり、時間も大幅に短縮することができています。
導入時は各設定に手間取るかな……と思っていましたが、GoQSystemのサポートスタッフの方は丁寧に指導してくださるのでスムーズに行うことができました。今でも困りごとがあった際に電話をすると、担当者の方がすぐに対応してくださるので、ストレスを感じることがありません。
辻さん：何と言っても受注業務にかかる時間を短縮できたのは、大きな成果です。導入前と比べると5分の1くらいには短縮できたと感じています。
さらに、人件費削減のメリットもありました。というのも、売上が拡大するのは喜ばしいことですが作業人数を確保できるかという不安もありました。しかしGoQSystemを利用することで受注業務がスムーズになり、発送など人の手が必要なところに人員を割くことができています。GoQSystemはまるで1人スタッフを雇用しているような感覚で、1人分のお給料以下でそれ以上のポテンシャルを感じています。
辻さん：導入時は2店舗のみの展開でしたが、GoQSystemがあることで受注が何件増えてもスタッフの作業負担を軽減することができました。そのおかげで、多店舗展開に対して抵抗がなくなったのは大きな利点です。受注業務の負担がかからないので、積極的に売上拡大を図る姿勢になれたと思います。
辻さん：以前は各モールでバラバラの仕様書を見ながら製造部が一つひとつ製造内容を確認していました。しかし、その作業は時間もかかる上に、ヒューマンエラーの原因に。
GoQSystemは商品名・備考欄／送り先表示機能で備考欄を表示できるため製造部が確認・入力する際に時間がかからなくなり、ミスを減らすことができました。
また当社では受発注の作業担当者だけでなく、製造部も経理部もログインできる体制を整えているので情報共有がスムーズになりました。
辻さん：当社では単純にはんこなどを販売するのではなく、「誰に」「何のために」「何を」「どう売るか」ということを常に考えています。ECであってもリアルな接客に負けない接客ができるよう、心がけています。
つい先日、カラーミーショップにて自社サイトをオープンしました。印鑑だけでなく、こちらでは幅広い商品を販売していきたいと考えています。
幅広い商品を取り扱うということで配送方法も増えるため、佐川急便・日本郵便とのAPI連携の機能があればいいなと思っていたのですが、その機能がリリースされたので、非常にありがたく思っています。
GoQSystemでは欲しいと思っていた機能が追加されたりバージョンアップされるので、使う側にとってはどんどん便利になっていくシステムだなと感じています。
