CSV出力の使い方は多種多様！　注文情報、商品情報など必要な項目だけをダウンロードできる

分かりやすさNo.1！　スタッフが普段使いできる直感的な操作性が魅力

導入前はどのような課題を抱えていましたか？

堀内さん：導入前は受注業務に関わる社内ルールや、やり方などに重きを置いて独自で受注処理を行っていましたが、非効率だと感じることがありました。実際、代引きと元払いを誤って発送してしまったり、ピッキングリストの作成に時間がかかってしまったり、電話でのお問い合わせを検索することに課題を抱えていました。

導入のきっかけを教えてください。

堀内さん：まず当社の特徴の一つとして、洋裁・手芸の少額単価の商品を取り扱っているため発送件数が多く、1日に約200件近く発送しています。当初はAmazonとカラーミーショップのみでしたが会社の方針として多モール展開を考えた際、このままだと作業はもちろん管理も大変になることは目に見えていたため受注管理システムを探していました。
複数の有名なシステムも試しましたがマニュアルを見ても理解するまでに時間がかかり、システムを運営する上級者向けだと感じ断念しました。そんな時にGoQSystemを見つけました。説明書がなくても直感的に操作ができ、すべてのスタッフが普段使いできる点に魅力を感じました。またお試し期間から強固なサポートもあり、会社の姿勢に好感を持ちました。

注文ごとのシングルピッキングからトータルピッキングができるようになり、作業時間の削減はもちろん数量の誤送防止にも

どのような機能を活用されていますか？

堀内さん：受注管理機能、商品管理機能、送り状発行、CSV出力が便利です。
特にCSV出力は、日々の商品を確認する際にひと目で分かるため役立っています。CSV出力はいろいろな使い方ができ、例えば当社では稀にお客様から1年間に自分が何をどのくらい購入したのかお問い合わせをいただくことがあります。その際にGoQSystem内の注文情報、商品情報など必要な項目だけを選択してオリジナルのCSVをダウンロードできるので、お客様にすぐ返答ができます。
さらに経営の立場でも便利だと感じるのは、顧問税理士や中小企業診断士の方に提出する書類で、何がどのくらい売れたのかなどをある程度正確な数字で出力できる点です。本来であれば集計するのは手間ですが、GoQSystemなら一括で出力できるので助かっています。
また商品管理機能はGoQSystemへの商品登録を一括で行うことができ、商品の掲載もボタンひとつで各モールに反映できるのがとても便利です。

導入したことで、どのような成果がありましたか？

堀内さん：導入前まで時間がかかっていた商品のピッキングがかなり楽になりました。以前だと同じ商品が10人に売れた場合、Aさん、Bさんとそれぞれの注文ごとにシングルピッキングをしていましたが、GoQSystemを導入してからは各商品の合計数が表示されるため、いくつかの注文をまとめてトータルピッキングができるようになりました。自分たちで合計数を出す必要がないため、数量の誤送防止に役立っています。
また年齢層が高いため、何の商品を購入したか分からないとお問い合わせをいただくことがあります。その際にもGoQSystemはお名前や電話番号、運送会社の問い合わせ番号から検索できるので、すぐに過去の注文履歴を確認することができる点も助かっています。

実際に使ってみて、GoQSystemを選んで良かった点を教えてください。

堀内さん：GoQSystemを導入したことで、スタッフからものすごい笑顔で感謝されたことを覚えています。それまでは代引きの商品を元払いで送ってしまう等のミスが発生していました。信用の低下や損失にもつながってしまうため、発送担当のスタッフは精神的にも緊張感が取れない日々だったと思います。GoQSystemのおかげで今はそういった不安や負担を軽減することができたので、導入して良かったと心から感じています。「佐川急便の送り状発行をボタンひとつでできるのは最高！」という声も聞きますね。
また当社ではGoQSystemと連携していないサービスの導入は検討しません。というのも、かつてGoQSystemと連携していなかったauPAYを導入した際に、惨敗して撤退した経験がありました。現在ではGoQSystemと連携し、商品登録までできるようになっていたので、余裕が出たら再挑戦を検討しています。

その他にもお気に入りの機能があれば教えてください。

堀内さん：楽天、Yahoo!の金額修正やキャンセル処理機能が便利です。過去に各モールのパスワードを忘れて管理画面にログインできないといったことがあったのですが、金額修正やキャンセル処理はデリケートな部分だからこそ迅速に対応しなければいけません。各モールにログインする必要がなく、GoQSystemで対応できるのは大変助かっています。
また機能ではありませんが、当社からGoQSystemへの問い合わせに対しての対応の速さ、親切さ、分かりやすさはとても有り難いです。

GoQSystemでさらなる工数削減を図りながら、洋裁・和裁・手芸などを楽しむお客様から指名される企業へ

今後の展望をお聞かせください。

堀内さん：一流メーカーの洋裁・手芸用品を専門に低価格で提供しています。グループ企業でなく、どこにも影響を受けない独自のお店だからこそ、メーカーの売りたいものではなく、お客様に最適な商品を販売していきたいと考えます。少々特殊な商品ばかりなので、使ってくださる方が限定されますが、洋裁・和裁・手芸などをお仕事にしている方から趣味として楽しんでいるお客様まで、幅広い方にご指名をいただける会社にしていきたいと考えます。
今後はGoQSystemをさらに使いこなし、工数削減、正確性向上の実現はもちろん、お客様・従業員・仕入れ先と当社の業務を応援してくださるすべての方の役に立てる会社を目標にしています。