導入事例
作業人数 1~2名
業務効率化
コスト削減
作業ミス削減
70年以上にわたり富山の食文化を支えてきた昆布専門問屋「山三商事株式会社」。2012年にネットショップ「昆布専門問屋 源蔵屋」を立ち上げ、通信販売を始めました。源蔵屋ではお客様のことを「よろ昆布ファミリー」と呼び、“家族にはこんな昆布を食べてほしい” “家族にはこんな昆布を贈りたい”という想いで、1件1件を大切に選別・梱包・発送しています。
複数のモールを展開する中で、モールごとに違う操作を行わなくてはならないために作業の手間がかかり、さらにスタッフへの引き継ぎに大幅に時間を要していたことがきっかけとなりGoQSystemを導入しました。課題解決に至るまでの背景や導入後の変化について、大代さんにお話を伺いました。
大代さん：複数のモールを展開していますが、それぞれのモールで言葉の表記が違っていたり、タグの位置が違ったり。とにかく操作を覚えるまでに時間がかかるのはもちろん、混乱していました。その複雑な操作をスタッフに引き継ぐのにも時間がかかっている状況でした。注文が増えるのは喜ばしいことでしたが、出荷までのスムーズな流れをつくることが大切なので、受注業務に労力がかかり、複雑になればなるほど疲弊していましたね。
大代さん：一番のきっかけは、楽天市場の決済サービスが楽天Payになったことで管理画面が大きく変わったことです。今まで覚えたことを、新たに覚え直さないといけないことにストレスを感じていました。また、管理画面が変わったタイミングと受注件数が増えた時期が重なっていたことも大きかったです。
そんな時に楽天のカンファレンスに参加しました。勉強会で一緒になった店舗さんからGoQSystemを紹介していただき、GoQ本社にお伺いして実際にGoQSystemの操作性を拝見しました。
当時楽天の管理画面（RMS）はそれ以外のモールの管理画面に比べてとても使いやすい印象でしたが、GoQSystemの管理画面はそれにそっくりで。さらに「こんな機能があったら良いのに」という機能も充実していたので、導入を即決しました。
その前に他のシステムも検討しましたが、画面が分かりにくく、自分も他のスタッフも慣れるまでに時間がかかると感じました。また他社システムの場合は受注件数によって利用料金が変動する料金体系だったので、頑張って件数を増やす分だけ利用料金も増えると思うとモチベーションが下がる気がしました。その点GoQSystemは、注文件数がどれだけ増えても月額定額制なのも導入の後押しになりました。
大代さん：「自動処理機能」は、とても役立っています。当社では楽天のスーパーセールなど大型イベント時には注文件数が通常時よりかなり増えて1,000件以上になることもあります。この数を一つひとつ手入力で処理するのには限界があります。
しかしGoQSystemの「自動処理機能」があれば、配送方法の仕分けなどはもちろん、メール送信も自動で行うことができます。テンプレートの設定次第で店舗ごとに分けたりPCアドレス向け・モバイルアドレス向けを分けて送信したりする必要もなく、メール送信が一度で済みます。日時指定チェック、備考欄チェック、メール配信などを自動化することで、翌朝には整理された状態でそれぞれのステータスに振り分けられているので、すぐに出荷作業を進めることができるようになりました。
また各モールをまたいでリピーター管理をしやすくなったので、お客様の特性などを把握できるようになりました。その他、トラブルが起きてしまったお客様に対しても、フラグを立てることで、その後再度購入していただいた時にフォローしやすくなり、より細やかな応対ができています。
これまで人の手で作業していたためにかかっていた膨大な時間を、GoQSystemを導入することで短縮化することができました。
大代さん：GoQSystemの自動処理機能は業務に合わせて細かくカスタマイズできる点が本当に魅力的です。セット商品など多少複雑な注文でも自動処理で専用のステータスに振り分けておくことができるので、そういう注文は集中して作業するようになりました。それによってヒューマンエラーも減りましたね。
操作性も直感的なので各モールごとに覚える必要がなく、スタッフへの引き継ぎもスムーズになりました。そのためスタッフに教える学習コストを減らすことができたことも大きな利点です。導入前までは夜にこっそり一人でやっていたこともあるので、受注業務を自動化したことでスタッフを一人雇ったような気分です。
大代さん：ステータスや自動処理など、当社に合わせたカスタマイズで自由に設定することができるので、GoQSystemと一緒にAIを育てているような感覚です。使えば使うほど当社の要望にぴったりとフィットしていくので、使いやすさがどんどん上がっています。
また受注業務にかかる時間を大幅にカットすることができたので、新たな商品の企画を考える時間に活用できています。
大代さん：カスタムCSVですね。これを利用して、シンプルな注文の束は1件1件受注票を出さずにCSVでまとめて出力しています。
必要な項目のみを選択してCSV出力できるため、作業時の確認も容易になり、配送スタッフも混乱することなく作業できています。
大代さん：当社では出し昆布やスープ、ギフト用商品、お菓子など豊富なラインナップを取り揃えています。一方で、まだまだ昆布の需要は低迷しているので、若い世代の方にも「食育」という意味でも昆布の良さを伝えていきたいと考えています。
また昆布漁はとても大変な作業です。昆布の魅力とともに生産者の方の姿も伝えながら、適正価格でお届けしていきたいです。
受注件数も年々増えていますが、遅延することなく出荷体制をしっかり整えていかなければいけないと思っています。そのためにも、GoQSystemを活用しながらスムーズな受注業務を行い、売上拡大を図っていきたいと考えます。
