ECの受注業務では「人が判断する作業」が意外と多く、受注件数や、販売店舗数が増えるほど
手作業による負担も増えていきます。
毎日行う業務を挙げると
- 配送方法の振り分け
- 配送業者の選択
- 出荷日の確認
- 送り状発行
- メール送信
- リピーター確認
など、多くの作業が発生します。
一つひとつは数分で終わる作業でも、1日に100件、200件と注文が増えると、
現場の負担は大きくなります。
また、商品や配送条件によって対応方法が変わる場合、
確認漏れや発送ミスなどのヒューマンエラーにつながるケースも少なくありません。
そこで今回は、そのヒューマンエラーを防ぐ仕組みづくりについて、解説します。
目次
受注管理システムの「自動処理機能」とは？
受注業務の負担を軽減する方法の一つが、受注管理システムの「自動処理機能」です。
自動処理機能とは、あらかじめ設定した条件（ルール）に応じて、
受注処理を自動で行う機能です。
例えば、
- 「メーカーAの商品は、配送会社A」
- 「冷凍商品は、クール便」
- 「○個以上の注文は、配送会社を変更」
- 「送り状番号が登録されたら、発送メールを送信」
といったルールを設定しておけば、注文内容に応じてシステムが自動で処理を行います。
担当者が一件ずつ注文内容を確認して判断する必要がなくなるため、
作業時間の短縮だけでなく、確認漏れや入力ミスの防止にもつながります。
GoQSystemでは、こうした受注業務をルールに沿って自動化することができます。
毎日繰り返している作業ほど、自動化による効果を実感しやすくなります。
自動化できる受注業務の例
| 手作業で行っていたこと | 自動処理でできること |
| 配送業者の選択 | 商品・メーカー・温度帯などの条件に応じて自動で振り分け |
| 配送方法の選択 | 宅配便やメール便などを条件に応じて自動で切り替え |
| ステータス確認 | 条件に合わせて受注ステータスを自動更新し、処理状況を可視化 |
| リピーターの確認 | 自動で判別・表示 |
| 発送メールの送信 | 送り状番号登録後、自動で発送メールを送信する |
ここからは、実際にGoQSystemを導入した2社が、どのように自動処理を活用しているのかをご紹介します。
事例① メーカーごとの配送ルールを自動化。複数モール運営の負担を軽減
DIY向け建材商品やリノベーションアイテムを販売する日本ジッコウ株式会社さまでは、
楽天市場・Yahoo!ショッピング・Amazon・自社ECサイトなど複数の店舗を運営しています。
販路を増やして売上拡大を目指す一方で、受注業務の負担が大きくなっていました。
同社は、メーカーごとに利用する配送会社が異なることから、注文内容を確認しながら配送会社を選択する作業が発生していました。
受注件数が増えるほど、スタッフの作業時間や確認作業も増え、
「このままではミスにつながるのではないか」という不安を感じていたそうです。
メーカーごとの配送会社を自動で振り分け
そこで活用したのが、GoQSystemの自動処理機能です。
日本ジッコウ株式会社では、メーカーごとに配送会社を自動で振り分けるルールを設定し、
これまで担当者が目視で注文確認しながら行っていた配送会社の選択を自動化しました。
さらに、受注ステータスごとの件数が一覧で確認できるため、
「どこまで処理が終わっているのか」「どの注文が未処理なのか」をひと目で把握できるようになり、
確認漏れや処理ミスの防止にもつながっています。
そのほかにも、離島への配送マーク表示やリピーター表示、自由に設定できるチェックボックスなどを活用し、受注処理をよりスムーズに進められる運用を実現しています。
空いた時間を売上分析や販促に活用
自動処理を取り入れたことで、キャンペーンなどで受注が集中する日を除けば、
当日分の受注処理を午前中に終えられるようになりました。
午後は翌日の注文に備える時間を確保できるほか、これまで受注処理に費やしていた時間を、
売上分析や販促施策に充てられるようになったそうです。
また、各モールの売上データを一元的に確認できるようになったことで、「どの商品がどのモールで売れているのか」を把握しやすくなり、販売戦略の見直しにも活用。
実際にAmazonでは、分析結果をもとに広告運用を改善し、売上の安定化につながったといいます。
受注業務を効率化するだけでなく、生まれた時間を売上アップにつながる業務へ振り向けられるようになったことも、大きな成果の一つです。
事例② 商品内容や配送条件に応じた自動処理で、判断作業とミスを削減
発芽酵素玄米ブランド「春日屋」を展開するほっとコミュニケーション株式会社さまでは、楽天市場・Yahoo!ショッピング・Amazon・自社ECサイトの4店舗を運営しています。
人気商品の販売数が伸びるにつれ、受注処理にかかる時間も増加。冷凍商品と常温商品で配送業者が異なるほか、注文数によって配送方法も変わるため、担当者が注文内容を一件ずつ確認しながら配送業者を選択していました。
さらに、リピーターの確認やクリックポストの伝票発行も目視や手作業で行っていたため、受注件数が増える繁忙期には受注処理だけで半日かかることもあり、確認ミスによるヒューマンエラーも課題となっていました。
商品内容に合わせて配送業者を自動で振り分け
こうした課題を解決するために活用したのが、GoQSystemの自動処理機能です。
商品内容や配送条件に応じて配送業者を自動で振り分けるルールを設定することで、これまで担当者が一件ずつ判断していた作業を自動化しました。
例えば、冷凍商品はヤマト運輸、常温商品は日本郵便というように、商品内容に応じて配送業者を自動で選択。さらに、注文内容に合わせた配送方法の振り分けも自動で行えるため、確認作業の負担を大幅に軽減しています。
目視での判断が減ったことで、ヒューマンエラーの防止にもつながり、繁忙期でも安定した受注処理を行えるようになりました。
作業時間を短縮し、新商品の開発に時間を使えるように
受注処理や発送作業の効率化によって生まれた時間は、新商品の企画・開発にも活用されています。
以前は日々の受注対応に多くの時間を取られていましたが、自動処理によってルーティン業務の負担が減ったことで、本来注力したい商品開発や事業拡大に時間を充てられるようになりました。
受注業務を効率化することは、単に作業時間を短縮するだけでなく、企業の成長につながる新たな取り組みへリソースを振り向けられるという点でも、大きなメリットになります。
2社に共通していたのは、「人が判断していた作業」の自動化でした。
今回ご紹介した2社は取り扱う商品も業種も異なりますが、共通していたのは「毎回担当者が判断していた作業」を自動化していたことです。
日本ジッコウ株式会社さま、メーカーごとに配送会社を切り替える運用を自動化。
ほっとコミュニケーション株式会社さまでは、商品の温度帯や注文内容に応じた配送業者の振り分けを自動化していました。
このように、受注業務の中には「人が毎回確認・判断しているだけ」の作業が意外と多くあります。
そうしたルールをあらかじめ設定しておくことで、確認作業の削減だけでなく、処理漏れや発送ミスといったヒューマンエラーの防止にもつながります。
もちろん、店舗ごとに運用ルールは異なります。
しかし、「毎回同じ条件で判断している作業」があるなら、自動処理によって効率化できる
可能性があります。
自動化によって生まれた時間を、本来注力したい業務へ
今回ご紹介した2社では、受注処理の効率化によって生まれた時間を、
それぞれ別の業務に活用されています。
日本ジッコウ株式会社さまでは、
売上データの分析や販促施策の検討に時間を充てられるようになりました。
一方、ほっとコミュニケーション株式会社さまでは、
新商品の企画・開発に取り組む時間を確保できるようになったそうです。
受注業務は、EC運営に欠かせない重要な業務です。
しかし、ルーティン化できる作業まで、人が対応し続ける必要はありません。
自動化によって日々の業務負担を軽減できれば、その分の時間を売上アップや顧客満足度の向上につながる業務へ充てられるようになります。
まとめ│まずは「毎日繰り返している作業」から見直してみませんか？
「受注業務を自動化したい」と考えても、最初からすべての業務を自動化する必要はありません。
まずは、
- 毎日同じ条件で配送業者を選んでいる
- 商品によって配送方法を切り替えている
- 注文内容を確認しながらステータスを変更している
- リピーターかどうかを毎回確認している
など、担当者が同じ判断を繰り返している業務から見直してみるのがおすすめです。
今回ご紹介した2社も、自社の運用ルールに合わせて自動処理を活用することで、
作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減を実現しています。
「受注処理に時間がかかっている」「確認作業や発送ミスを減らしたい」とお考えの方は、自社の業務で自動化できる作業がないか、一度見直してみてはいかがでしょうか。
▼自動処理の特徴を知りたい方はこちら
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