「一元管理システムって、注文数が多い店舗向けでしょ？」
「うちの店舗にも一元管理システムは必要？」
ECサイトを運営していると、「一元管理システム」という言葉を目にする機会が増えてきます。
一方で、どんな店舗が使うものなのか、どのくらいの規模になったら必要なのか
分からない方も多いのではないでしょうか。
実は、一元管理システムを使う店舗は、大規模なECショップや注文数が多い店舗だけではありません。
複数のECモールに出店している店舗や、少人数でEC業務を担当している店舗、受注や発送作業に時間がかかっている店舗など、さまざまな店舗で活用されています。
この記事では、一元管理システムを使う店舗について、
- どんな業界の店舗が使っているのか
- どのくらいの規模の店舗が使っているのか
- どんな悩みをきっかけに導入しているのか
という3つの視点から解説します。
「うちの店舗にも必要なのかな？」と迷っている方は、ぜひ参考にしてください。
目次
一元管理システムとは？
一元管理システムとは、複数のECモールやネットショップの受注・在庫・商品情報などをまとめて管理するためのシステムです。
たとえば、楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピングなど複数のECモールに出店している場合、それぞれの管理画面を開いて注文を確認したり、発送処理をしたりする必要があります。
一元管理システムを利用すると、複数の店舗の注文を一つの管理画面に集約できるため、モールごとに管理画面を切り替える手間を減らせます。
また、システムによっては、受注処理だけでなく、
- 在庫管理
- 商品管理
- 発送・出荷管理
- 売上管理
- 受注処理の自動化
など、EC運営に関わるさまざまな業務を効率化できます。
そのため、複数のECモールを運営している店舗を中心に、ECの受注管理や業務効率化のために利用されています。
一元管理システムを使う店舗にはどんな特徴がある？
一元管理システムを利用する店舗には、いくつかの共通した特徴があります。
代表的なのは、次のような店舗です。
- 複数のECモールに出店している
- 少人数でECを運営している
- 注文数が増えてきた
- 商品数・SKU数が多い
- モールごとの受注・発送作業が大変
- パソコン操作に慣れていないスタッフがEC業務を担当している
- 今後さらにECの販路や売上を伸ばしたい
ここで大切なのは、「注文数が多い＝一元管理システムが必要」というわけではないことです。
たとえば、注文数がそれほど多くなくても、3つ、4つと出店モールが増えれば、モールごとに同じような作業を繰り返すことになります。
反対に、注文数が多くても、業務がきちんと仕組み化されていれば、
すぐにシステムが必要になるとは限りません。
一元管理システムを検討するときは、注文数だけでなく、
「EC業務にどれくらい手間がかかっているか」を見ることが重要です。
① 複数のECモールに出店している店舗
一元管理システムを検討するきっかけとして多いのが、出店するECモールが増えたときです。
楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピングなど、複数のモールに出店すると、
それぞれの管理画面で注文を確認する必要があります。
さらに、モールごとに操作方法が違う場合もあるため、
「楽天市場の注文は確認したけど、Amazonはまだ確認していない」
「この注文は発送処理したかな？」
といった確認作業も増えていきます。
複数モールを一つの画面で管理できるようにすることで、こうした作業をまとめて行いやすくなります。
② 少人数でECを運営している店舗
一元管理システムは、EC担当者が何十人もいるような大規模店舗だけのものではありません。
むしろ、少人数でEC業務を担当している店舗ほど、一つひとつの作業を減らすことが重要です。
たとえば、2～3人で受注確認から発送まで担当している場合、モールごとに注文を確認して、発送処理をして、在庫を確認して……と作業を繰り返していると、一人あたりの負担が大きくなります。
実際に、少人数で複数のECモールを運営している店舗でも、一元管理システムが活用されています。
たとえば、酒専門店の住田屋では、EC業務を2～4名で担当しています。
Amazon、楽天市場、Yahoo!ショッピング、au PAY マーケット、メルカリShopsなど複数のモールへ出店する中で、モールごとの受注や発送を個別に管理することが負担になっていました。
住田屋さまのシステム導入のきっかけや、導入後の変化については、導入事例で紹介しています。
③ 注文数が増えてきた店舗
ECの売上が伸び、注文数が増えてきたことをきっかけに、一元管理システムを検討する店舗もあります。
注文が少ないうちは手作業でも対応できていたものの、注文数が増えると、
「注文確認に時間がかかる」
「発送処理が追いつかない」
「どこまで処理したか分からなくなる」
といった問題が起こりやすくなります。
特にセールやキャンペーンなどで一時的に注文が集中する店舗では、
普段の注文数だけで判断するのではなく、
注文が増えたときにも対応できる体制を作っておくことが重要です。
実際に、コスメ・美容品を扱う株式会社ノースカンパニーさまでは、約4,000SKUの商品を取り扱い、在庫のない商品も含めると約15,000SKUにのぼります。セール時には1日3,000件ほどの注文が発生し、各モールのシステムだけでは、どの注文を処理しているのか分からなくなることが課題になっていました。
一元管理システムを導入することで、増えた注文を一つの管理画面に集約し、処理状況を把握しやすくできます。
株式会社ノースカンパニーさまがシステム導入したきっかけや導入後の変化については、導入事例で詳しく紹介しています。
「最近、注文が増えてきた」「セール時だけ急激に注文が増える」という店舗は、注文数がさらに増える前に、現在の受注処理方法を見直してみるとよいでしょう。
④ 商品数・SKU数が多い店舗
取り扱っている商品が増えてくると、注文管理だけでなく在庫管理も難しくなります。
特に複数のECモールで同じ商品を販売している場合、モールごとに在庫を管理していると、在庫数の更新や確認に手間がかかります。
また、
「在庫はあと何個？」
「どのモールで何個売れた？」
といった確認作業も必要になります。
そのため、商品数やSKU数が多い店舗では、受注管理だけでなく在庫管理まで含めて効率化できるかが重要になります。
⑤ パソコン操作に慣れていないスタッフがいる店舗
EC業務では、複数の管理画面を操作する必要があるため、パソコン操作に慣れていないスタッフにとっては負担になることがあります。
「新人スタッフに教えるのに時間がかかる」
「担当者によって作業方法が違う」
「複数の画面を使い分けるのが難しい」
といった悩みがある場合も、一元管理システムを検討するきっかけになります。
一元管理システムを選ぶ際は、機能の多さだけではなく、
実際に操作するスタッフが使いやすいかどうかも確認しておきましょう。
⑥ これからECをさらに成長させたい店舗
現在は手作業でも問題なく対応できていても、
「これから出店モールを増やしたい」
「ECの売上をもっと伸ばしたい」
「注文が増えても対応できる体制を作っておきたい」
という店舗も、一元管理システムを検討するタイミングです。
住田屋さまでは、将来的なEC売上10億円という目標を見据え、
注文数が増えても使い続けやすい仕組みとして、定額制の一元管理システムを選んでいます。
ECを成長させるなら、売上を増やすだけでなく、売上が増えたときにも無理なく業務を回せる仕組みを作っておくことも大切です。
一元管理システムを使うのはどんな業界の店舗？
一元管理システムは、特定の業界だけで利用されているわけではありません。
複数のECモールやネットショップで商品を販売している店舗であれば、業界を問わず導入を検討できます。
ここでは、GoQSystemの導入事例などを参考に、代表的な業界を紹介します。
食品・飲料
食品や飲料を扱うECショップでは、楽天市場やAmazon、Yahoo!ショッピングなど複数のモールに出店している店舗があります。
複数のモールから注文が入ると、受注確認や発送作業をモールごとに行う必要があり、注文数が増えるほど作業負担も大きくなります。
住田屋さまのように、実店舗での販売を行いながらEC事業を拡大している店舗でも、
一元管理システムが活用されています。
コスメ・美容品
コスメや美容品を扱う店舗では、取り扱う商品数が多くなるケースがあります。
株式会社ノースカンパニーさまでも、多数の商品を取り扱い、セール時には大量の注文が発生する中で、一元管理システムを活用しています。
このように、商品数や注文数が多い店舗では、各モールの管理画面だけで注文を処理することが難しくなる場合があります。
アパレル・雑貨・日用品など
一元管理システムは、食品やコスメ以外にも、
- アパレル
- 雑貨
- 日用品
- 家電
- インテリア
- ギフト
- ペット用品
など、さまざまな商品を扱う店舗で活用できます。
業界よりも、「複数の販売先をどのように管理しているか」や「EC業務にどれだけ手作業が残っているか」が、一元管理システムを検討する際の重要なポイントです。
一元管理システムを検討するきっかけになる5つの悩み
では、実際にはどんな悩みが出てきたら、一元管理システムを検討するとよいのでしょうか。
1．モールごとに注文を確認するのが大変
楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピングなど、複数のECモールに出店していると、それぞれの管理画面を確認する必要があります。
注文数が増えるほど、
「どこまで確認した？」
「この注文は処理した？」
といった確認作業も増えていきます。
注文を一つの管理画面にまとめられれば、モールを切り替えながら確認する手間を減らせます。
2．同じ作業を何度も繰り返している
複数モールを運営していると、似たような作業をモールごとに繰り返すことになります。
たとえば発送作業です。
住田屋さまでは導入前、モールごとにピッキングリストを出力し、
重複している商品を目視で確認していました。
GoQSystem導入後は、複数モールの注文をまとめ、合計数量を計算した1枚のピッキングリストを作成できるようになり、発送業務の大幅な効率化につながっています。
「同じような作業を何度も繰り返している」と感じているなら、一元管理によって減らせる作業がないか確認してみましょう。
3．注文が増えると、何を処理したのか分からなくなる
注文数が増えてくると、「どこまで処理したのか」を把握することが難しくなります。
株式会社ノースカンパニーさまでも、セール時に1日3,000件ほどの注文が入り、各モールのシステムだけでは、どの注文を処理しているのか分からなくなるという課題がありました。
注文数が増えたときに人手だけで対応するのではなく、システムを使って処理状況を管理することも、EC業務を安定させる方法の一つです。
4．在庫管理に時間がかかっている
複数モールで同じ商品を販売している場合、在庫数の管理も複雑になりがちです。
モールごとに在庫を確認・更新していると、
「在庫を更新し忘れた」
「実際の在庫数と販売画面の数が合わない」
といったミスにつながる可能性もあります。
複数の販売先を運営しているなら、受注だけでなく在庫もまとめて管理できる環境を検討するとよいでしょう。
5．スタッフによって作業方法が違う
EC業務を複数人で担当していると、
「この人はこのやり方だけど、別の人は違う方法で処理している」
ということも起こります。
特に、パソコン操作に慣れていないスタッフがいる場合、複数の管理画面を使い分けることが負担になることもあります。
一元管理システムを導入することで、注文処理の流れをある程度統一しやすくなり、
担当者が変わっても作業しやすい環境を作れます。
「注文数が少ないから、まだ一元管理システムは必要ない」は本当？
一元管理システムを検討するとき、
「うちはまだ注文数が少ないから必要ない」
と考える方もいるかもしれません。
しかし、注文数だけで判断する必要はありません。
たとえば、
- 2人でEC業務を担当している
- 3つ以上のモールに出店している
- モールごとに管理画面を開いている
- 同じ作業を何度も繰り返している
- 今後さらに出店先を増やしたい
という店舗であれば、注文数がそれほど多くなくても、作業時間が大きな負担になっている可能性があります。
重要なのは、「注文が何件あるか」ではなく、「1件の注文を処理するために、どれだけの作業が発生しているか」です。
今は何とか対応できていても、注文数や出店先が増えてから仕組みを変えるのは大変です。
「最近、受注処理が少し大変になってきた」と感じた段階で、一度一元管理の方法を検討してみるのもよいでしょう。
一元管理システムを導入する前に確認したいこと
一元管理システムなら何でもよいというわけではありません。
実際に導入する際は、次のポイントを確認しておきましょう。
自分の出店モールに対応しているか
楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピングなど、利用しているモールに対応しているかを確認しましょう。
今後、出店先を増やす予定がある場合は、将来的に利用したいモールにも対応しているか確認しておくと安心です。
必要な機能が揃っているか
一元管理システムによって対応している機能は異なります。
受注管理だけでなく、
- 在庫連携
- 商品管理
- 発送・出荷管理
- 売上管理
- 自動処理
など、自分の店舗で必要な機能があるか確認しましょう。
実際に使うスタッフが操作しやすいか
システムを導入しても、現場のスタッフが使いこなせなければ、期待した効果は得られません。
特に、パソコン操作が苦手なスタッフがいる場合は、画面の分かりやすさや操作性、サポート対応が自社にあっているかを実際に確認しておくことをおすすめします。
無料お試しやデモが用意されている場合は、実際の担当者にも触ってもらうとよいでしょう。
あなたの店舗は一元管理システムが必要？チェックリスト
最後に、自分の店舗が一元管理システムを検討するタイミングなのか、チェックしてみましょう。
□ 楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピングなど複数のモールに出店している
□ モールごとに管理画面を開いて注文を確認している
□ 同じような受注作業を何度も繰り返している
□ 発送・ピッキング作業に時間がかかっている
□ 在庫数を手作業で更新・確認している
□ 少人数でEC業務を担当している
□ パソコン操作が苦手なスタッフもEC業務を担当している
□ 今後、出店するモールを増やしたい
3つ以上当てはまる場合は、一元管理システムを導入することで、EC業務を効率化できる可能性があります。
まずは、現在の業務の中で「時間がかかっている作業」「何度も繰り返している作業」を洗い出してみましょう。
まとめ｜一元管理システムは「注文数が多い店舗」だけのものではない
一元管理システムを使う店舗は、大量の注文を処理する大規模なECショップだけではありません。
複数のECモールに出店している店舗や、少人数でECを運営している店舗、商品数が多い店舗、パソコン操作に慣れていないスタッフがいる店舗など、さまざまな店舗で活用されています。
特に、
「モールごとの管理が大変」
「同じ作業を何度も繰り返している」
「注文が増えると処理が追いつかない」
「少人数でEC業務を回している」
「これからECをもっと成長させたい」
という悩みがあるなら、一元管理システムを検討するタイミングかもしれません。
一元管理システムを選ぶときは、注文数だけで判断するのではなく、現在のEC業務にどれだけ手作業が残っているのか、どこに負担がかかっているのかを確認することが大切です。
「今のやり方のままで、注文が2倍になっても対応できる？」
と、考えてみると、自店舗に一元管理システムが必要かどうかが見えてくるかもしれません。
