みなさんこんにちは、きやまんです👀
4月は新生活、新年度とバタバタ慌ただしくなりがちですが、いかがお過ごしでしょうか🌷
私は先日、コロナの影響でなかなか会うことが出来なかった高校時代の友人2人が会いに来てくれました🌟🌟🌟
約3年ぶりの感動の再会！(笑)
高校時代のあんな話やこんな話で盛り上がり、楽しい時間を過ごすことが出来ました🤣
2人から沢山元気をもらったのでお仕事頑張れそうです！
さて、GoQSystemでは皆様からのお問い合わせに電話だけでなく、メールやLINE＠でも対応させていただいております🙋♀️
皆さまも普段、注文者様とメールなどでやりとりする機会があるのではないでしょうか？
今回は感じのいいお客様対応メールとは？という事で、お客様とメールでやり取りする上でどのようなことに気をつけたら良いのかをご紹介します！
目次
そもそも「感じが悪い・・・」と思われるメールとは？
社外、社内問わず、「何が伝えたいのかよく分からない🤷♂️」と困ってしまうメール、
「どうしてこういった書き方をするんだろう😠」と思うようなメールを受け取ったことがあるのではないでしょうか？
メールを送った本人は相手に嫌な気持ちを抱かせるような書き方をしたつもりはないけど、受け取った側にとっては不快なメールになってしまうことがあります。
ですが、不快感には個人差があるので、同じメールでも不快に思う人、思わない人がいます。
人それぞれ感じ方が違っても「感じ悪いなぁ」と思われないよう、もしかしたら送ったメールが相手を不快にさせているかも・・・と自分のメールを振り返ることが大切です💞
そこで、「感じが悪い」と受け取り手が不快に感じるメールの特徴を何点か紹介します👩🏫
①聞かれたことに答えていない
②文章が攻撃的
③誤字、脱字が多い
④メールを送る上での最低限のマナーが無い
①聞かれたことに答えていない
質問した事に対し、答えてもらえないと発言を無視されたような印象を受けます。
また、「都合の悪いことを聞いてしまったのか？」と不信感にもつながります。
質問の答えの記載がなければ、回答を催促する連絡を再度する必要があるため、二度手間になってしまいますよね💦
先方が何を聞いているのかを正しく理解し、文章を作成しましょう👌
②文章が攻撃的
顔が見えないやり取りだからこそ使う言葉には気を付ける必要があります🙋♀️
たとえば、何かお願いする時に「ご確認をお願いいたします」だけだと、なんとなく素っ気ないような、冷たい印象を受けますね🤔
こういったときは、「お忙しいところ恐縮ですが」、「差し支えなければ」、「お手数ですが」 などのクッション言葉を加えるようにしましょう🌸
③誤字、脱字が多い
少しの誤字なら大丈夫と思われがちですが
そうではありません！！！！！
誤字、脱字があると適当な人という印象を持たれ、「この人(会社)大丈夫かな・・・🤔」と思われかねません。
個人ではなく、会社のイメージもダウンしてしまいますね😥
メールを送る前に、間違いがあるという前提でメール文を見直し、誤字、脱字がないかチェックを行うようにしましょう。
④メールを送る上での最低限のマナーが無い
メールは「宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名」に沿って書くのが基本です。
そのため、この型の要素が抜けているメールを受け取ると、「マナーがなっていない人」という印象を受けます。
③の誤字・脱字と同様に会社のイメージダウンにつながります・・・ 😂
メールを送る時は、必ず上記の項目が抜けていないか確認するようにしましょう✨✨✨
感じのいいメールってどんなメール？
上記を踏まえ、感じのいいメールとは一体どのようなメールなのでしょうか？ 感じのいいメールにするためのポイントをご紹介します😁
①とにかく見やすく！分かりやすく！
改行がない、空白がないメールはとても見づらいです。 基本的には下記の後に改行、空白行を入れるようにしましょう。
・宛先名
・名乗りと挨拶
・本文
・署名
これ以外にも、メールの全体的なバランスを見て、改行、空白を入れ、受け取り手が読みやすいメールを作成しましょう👌
②クッション言葉で柔らかく！
クッション言葉は、先ほど少し紹介しましたが、依頼するときや、断る時に印象を柔らかくするために使う言葉です。
主にクッション言葉としてあげられる言葉は以下の通りです🥰
「お忙しいところ恐縮ですが」
「差し支えなければ」
「よろしければ」
「お手数ではございますが」
「恐れ入りますが」
などなど・・・・😗 上記以外にもクッション言葉は沢山あります。
文章によって使い分け、メールの印象を良くしていきましょう🙋♀️🙋♀️🙋♀️
③漢字3割、ひらがな7割を心がける
「宜しくお願い致します」や、「有難う御座います」など、漢字で書くことは間違いではありませんが、 相手によっては読みにくさ、とっつきにくさを感じます😢
一般的に、文章全体の3割を漢字、7割をひらがなにするのが読みやすいと言われています💁♀️
普段あまり気にすることはありませんが、新聞や、雑誌はこの割合で文章が構成されているようです😮😮😮
無理に漢字に変換する必要がない言葉は変換しない方が無難みたいですね😳
④相手を気遣う一言を添える
「お会いできるのを楽しみにしております。」や、「お体にお気をつけてお過ごしください。」など、
無くても大丈夫なものではありますが、メール文に相手を気遣う一言を添えると、良い印象を与え、信頼関係を築くことにつながります。
顔の見えないやり取りだからこそ、相手を思いやる気遣いが大事ですね🤞
まとめ
メール作成をするのはとっても気を遣うし、緊張しますよね😥
ですが、基本的なマナーはもちろん、相手への気遣いや、見やすさなどを工夫して作成するだけで、相手からの印象がとっても良くなります🌸
苦手意識を持つ方が多いメール対応ですが、一緒にがんばりましょう😭😭😭
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【編集者】
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