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通販業界では、食品や飲料を扱う店舗も数多くあります。
しかしその一方で、食品ならではの細やかな気配りや在庫調整、出荷業務の煩雑さに頭を悩ませている事業者も少なくありません。
今回は、食品・飲料業界でよくある代表的な課題を紹介し、それに合わせた受注管理システムの選び方を解説します。
特に食品・飲料業界では、回転率やリピーター獲得が重要です。この記事の事例を参考に、自社に合ったシステム選びを進めてみましょう。
目次
食品・飲料業界の通販では、ECだけでなく電話やハガキなどアナログ注文も多く、日々の受注処理は複雑で手間がかかります。
各ショップごとの注文数をまとめてその日に必要な数量を算出したり、温度帯ごとに配送を振り分ける作業は、
少人数の現場では大きな負担となりがちです。
また、メディア露出や季節のイベントで短時間に注文が急増することもあります。
そんなとき、在庫がリアルタイムで反映されないと、欠品や販売機会の損失、クレームにつながることもあります。
こうした受注処理の煩雑さは、食品業界の事業者にとって、生産や店舗運営など本来の業務と並行して対応する必要があるため、
集中力や時間の確保が難しくなる原因にもなっています。
ここでは、受注管理システム【GoQSystem】を導入した企業が、導入前にどんな課題を抱えていて、
実際に現場がどう変わったのかを紹介します。
「導入するとどんな変化があるの？」と気になる方は、ぜひ自社の状況と重ねながら読んでみてください。
株式会社丸俊様では、ご当地の食品やお酒を扱っています。受注管理システムの導入前は、テレビで商品が紹介されると
注文が急に増えることもありましたが、在庫がリアルタイムで反映されないため、各モールの在庫を確認するだけでも大変でした。
さらに、商品登録やメール送信もほとんど手作業だったため、金額の反映漏れやテンプレートの選び間違いなど、
ヒューマンエラーに悩んでいたといいます。
システム導入後は、商品の種類や発送日、支払い方法に応じて、メール送信や伝票作成が自動で行えるようになりました。
そのおかげで、スタッフは「今日発送する分」に集中でき、目視や手入力の手間も大幅に減ったといいます。
在庫もほぼリアルタイムで反映されるようになり、急な注文増加にも安心して対応できるようになりました。
その結果、作業ミスやスタッフの負担も大きく軽減されました。
また、注文の優先順位も自動で整理されるため、当日発送の商品と後回しの商品を効率よく処理できるようになり、受注処理に追われる時間もぐっと減少し
その分、新商品の企画や商品ページの整備など、本来取り組みたかった業務に時間を使えるようになったそうです。
株式会社 翔屋様は、「素材にこだわったおいしい食品」をテーマにしたショップで、楽天の月間優良ショップにも3回選ばれています。
しかし、出店モールが増えたことで、日々の業務量が単純に2倍になり、オペレーションが煩雑になっていました。
特にスイーツは、その日に作る分量を正確に把握する必要があり、毎朝商品リストを出力していましたが、
セット商品のバリエーションごとに数をカウントしてエクセルに落とし込む作業は、時間も手間もかかる日課になっていたのです。
そこで、GoQSystemのCSV出力機能を活用することにしました。必要な項目のテンプレートを設定するだけで、
各モールに関係なく一括で詳細な商品リストを作成できるようになりました。
その結果、毎日の面倒な作業から解放され、打ち合わせや新商品の企画に時間を回せるようになり、
社内の意識も前向きになったといいます。
ほっとコミュニケーション株式会社様のGoQSystem導入事例はこちらから！
ほっとコミュニケーション株式会社様では手軽に温めて食べられる発芽酵素玄米をECで販売しています。
これまで、冷凍・常温の複数温度帯の商品を扱う中で、発送する商品ごとに配送業者を手作業で選んだり
クリックポストの伝票を1枚ずつ発行したりしていたため受注処理だけで半日かかることもありました。
さらにリピーターかどうかの確認も目視で行う必要があり、作業負担が大きかったそうです。
そこで、GoQSystemの自動処理機能を活用することに。
冷凍商品はヤマト運輸、常温は日本郵便と、商品の内容に応じて配送業者を自動で振り分けられるようになりました。
また、クリックポストの連携も活用することで、発送申込・支払手続き・伝票印字をまとめて自動処理できるようになり、
作業効率が大幅に向上したそうです。
結果、クリックポストの伝票発行中に梱包作業を進めるなど、業務を同時並行で行えるようになり、
受注・発送にかかる時間が大幅に短縮されました。さらに、効率化によって新商品の開発や企画に充てる時間も
確保できるようになっています。
株式会社ますやみそ様のGoQSystem導入事例はこちらから！
株式会社ますやみそ様は、広島県呉市に本社を置く、味噌や甘酒を中心とした調味料メーカーです。
楽天やAmazon、自社オンラインストアで販売を行っていましたが、モールごとに管理方法が異なっていたため、受注処理には非常に多くの時間がかかっていました。
さらに、受注作業は専任スタッフではなく当番制で行っていたため、新しく入ったスタッフにマニュアルを覚えてもらうのも一苦労で、教育コストが負担になっていたそうです。
導入後は、自動処理システムを活用することで、各モールでの注文確認やメール送信、発送完了までの作業を
ほぼ自動化できるようになりました。
その結果、受注業務の約3分の1を効率化でき、発送作業によって他の業務が圧迫されることもなくなりました。
送り状の発行作業も大幅に軽減され、繁忙期でもスタッフに余裕が生まれ、安心して受注対応ができるようになったといいます。
また、電話での注文履歴もオンラインストアと同じように処理できるようになったことも、大きな改善ポイントです。
オンラインストア以外のチャネルもすべて一元管理できるため、スタッフも安心して作業に取り組めています。
これまでご紹介した事例から、受注管理システムで得られる効果として特に多く見られたのは、次の3つです
これまでの事例から見えてきた、食品・飲料業界でシステムを選ぶときにチェックしておきたいポイントをまとめました。
食品・飲料業界の通販では、受注管理システムを導入すると業務効率がぐっと上がります。しかし、事前に押さえておくポイントを知らないと、
「思ったより使いにくい…」と感じることもあります。導入前に確認しておきたいポイントは次の通りです。
食品の通販では、配送や温度、季節商品に配慮する分、受注処理や出荷作業が複雑になりがちです。
だからこそ、自社の業務に合った受注管理システムを導入すると、作業の手間が減り、ミスも防げます。
結果として、スタッフは本来の業務に集中でき、商品企画や販売促進といった成長につながる作業に時間を回せるようになります。
導入前には、料金体系や必要な機能、サポート体制、連携可能なモールなどをしっかり確認して、自社に合うシステムを選ぶことが大切です。
