導入事例
作業人数 2~3名
作業ミス削減
自動処理機能
酪農大国である栃木の那須連山のふもと、広大で自然豊かな環境で酪農を中心とした牧場を営んでいる「株式会社南ヶ丘牧場」では希少な乳牛「ガーンジィ牛」を飼育しています。安心した「食」を届けるために、生産・加工・販売を一貫して行っており、南ヶ丘牧場の「ガーンジィゴールデンミルク」は全国ご当地牛乳グランプリで最高金賞を受賞、那須の観光名品として那須ブランドの認定を受けています。
受注件数が増える中で複数のモールを一元管理することができず、作業に時間がかかっていたことがきっかけとなりGoQSystemを導入しました。課題解決に至るまでの背景や導入後の変化について、吉成さんにお話を伺いました。
吉成さん：1件1件確認して受注メールを送信したり、各モールごとに管理画面にログインして伝票を作成したりしていました。またバースデーカードなどのメッセージカードや熨斗は各注文を開かないと内容を確認できなかったため、受注処理に時間がかかっていたことが課題でした。
吉成さん：楽天ペイへの移行で受注画面の大幅な変更があり、RMSでは今まで通りの注文処理が難しくなったため導入に至りました。
GoQSystemは受注画面が楽天ペイ移行前の楽天の画面に近く、使い慣れた操作性で直感的に使えると思いました。また、当社では受注件数が月によって大幅に異なるため、定額制で件数無制限のGoQSystemなら利用料金が安定している点も導入のきっかけに。繁忙期に注文件数がどれだけ増えても月額定額制のため、上司の説得もしやすく抵抗感なく導入することができました。
吉成さん：自動処理機能にはかなり助けてもらっています。当社で取り扱っているスイーツは主にアイスクリームなのですが、自動処理のおかげで種類間違いが大幅に減りました。
また備考欄の一覧表示ができるので、メッセージカードや熨斗などを設定している場合でも発送準備がしやすくなりました。その他にも、贈答なのに送り先を誤って自宅にしている方を抽出するように設定しているので、トラブルを未然に防ぐことができています。
当社では外部倉庫に出荷を任せている分について細かい条件設定をしているので、ボタン一つで振り分けができる点も役立っています。
吉成さん：当社ではメディアに紹介されるなどで注文が殺到した時には、そのとき専用の自動処理を組んでいます。紹介される商品はあらかじめわかっているので、その商品だけを特定のステータス（受注の状態ごとに受注を仕分けることができる機能）に集めたり、その商品の処理に最適な振り分けをあらかじめ設定するなどして事前準備をすることができています。
導入前は楽天とAmazonの2店舗展開で多い日は50～60件の注文に対応していましたが、GoQSystemを導入したことで受注業務の負荷が軽減され、現在は1日に約200件ほどの注文に対応することができています。
吉成さん：GoQSystemを導入して時間が短縮されたのはもちろんですが、ヒューマンエラーを削減することができました。現在も目視による確認は欠かせませんが、GoQSystemがあることでWチェックをしてもらっているような感覚です。
現在は4人のスタッフで受注業務を担当していますが、それぞれの対応履歴が残る点もミスを減らす要因の一つだと感じています。これまでのように各モールごとにそれぞれ別のスタッフが担当していたら、どのように対応をしたか把握するのが難しかったでしょうし、リピーターを管理するのも困難だったと思います。
吉成さん：備考欄の目視は欠かせませんが、必要な部分だけ表示されるので見落としが減りました。一覧表示で確認したときに、ひとことメモや備考欄のメッセージカードの内容が一目でわかるので助かっています。
また送り状作成時には各モールごとに品名表示の設定ができ、全モール一括で出力できるのも便利です。その他にも、任意のCSV形式で売上データを出力でき、他のシステムと連携する際にも必要な情報だけ出力できるのは重宝しています。
GoQSystemは使わない帳票などを一部表示しないように設定ができるので、混乱を防ぐことができています。
吉成さん：牧場は動物のお世話があり、年中無休で営業しているので、一年中いつでも受注・出荷ができるという強みがあります。商品も自社で製造しているので、品質に自信をもって提供しています。またギフトでのご注文が多いので、なるべくお客様一人ひとりのご要望にお応えできるよう丁寧な接客や梱包を心がけています。
南ヶ丘牧場は観光牧場も営業しているため、ご来場のお客様にも通販をご利用いただきたいですし、通販のお客様にも牧場に遊びに来ていただきたいと考えています。
どちらのお客様にも喜んでいただけるよう、GoQSystemで効率的になったことで生まれた時間を活用し、さまざまな施策に取り組んでいきたいと思います。
