導入事例
作業人数 1名
作業効率化
コスト削減
作業ミス削減
自動処理機能
靴ケア用品などの雑貨類のショップと、宅配クリーニングのショップをそれぞれ展開する「株式会社クレス」は、現在合計6店舗を運営しています。宅配クリーニングは「高品質」を追い求めながら累計販売ご利用者数100,000人を突破し、一方雑貨類を取り扱うショップでは楽天出店中の全店舗において上位1％のみが選ばれる「月間優良ショップ」を複数回受賞しています。
受注・発注・送り状・支払い管理・メールなどを手動で対応していましたが、受注件数が増え店舗数を拡大しようと考えた際に、自動化による処理時間短縮や人的ミスの改善を目的にGoQSystemを導入しました。課題解決に至るまでの背景や導入後の変化について、白崎さんにお話を伺いました。
白崎さん：ECを始めたころはYahoo!1店舗のみで、靴ケア用品の販売からスタートしました。ただ靴ケア用品だけでも2,000弱のアイテム数があり、受注件数が月に200～300件に増えていくにつれ受注業務にかかる作業が負担に感じるようになりました。というのも受注・発注・送り状・支払い管理・メールなどの手動による作業はスタッフの人数と膨大な時間がかかると同時に、人的ミスにもつながっていました。いずれは宅配クリーニングをしたいと思っていましたが、追いついていない状況でした。
白崎さん：まずネット販売業務を単純化し、自動化によって受注にかかる処理時間の短縮、また人件費を削減したいという目的がありました。さらに当初より考えていた宅配クリーニングの事業に取り組みたいと思い、店舗数の拡大を図りたいと考えました。
ただ新しいシステムを導入するのはハードルを高く感じてしまうのも、正直なところです。コストが高くないか、システムが事業とマッチするのか。そんな不安を解消してくれたのが、GoQSystemでした。コストパフォーマンスが優れていて、月額15,000円（税別）から利用でき、注文数がどれだけ増えても金額がずっと同じなのは導入の大きな決め手になりました。1日換算だとたったの500円（税別）で作業効率がアップするので、2～3店舗以上運営するなら、GoQSystemを導入する価値があります。また自動処理機能やステータス（受注の状態ごとに受注を仕分けることができる機能）の作成など自由に設定できる機能を活用して自分の事業に合った管理画面が作れるのも導入のきっかけになりました。
白崎さん：いろいろな機能がある中でも、特に自動処理機能はとても重宝しています。
クリーニング業をしていると、どうしても人の名前で管理をするクセがついています。ECでは全国からの受注があり、中には同姓同名のお客様がいらっしゃるのでミスにつながってしまいます。宅配クリーニング事業でミスなく作業するには、ステータス（受注の状態ごとに受注を仕分けることができる機能）を活用した受注の振り分けをどこまで上手く使えるかにかかってきます。納期別で管理ができるよう、例えば9月下旬なのか10月上旬なのか、自動で振り分けられるように設定しているので効率的です。当社ではクリーニング業者と提携しているのですが、GoQSystemを介して委託先でも納期をチェックできるため、情報共有のしやすさはもちろんミスの削減にもつながっています。また、当社では受注伝票の中の送り先の受注番号を大きく表示できるように個別カスタマイズしてミスを軽減できるようにしています。
白崎さん：複数のモールを一括管理できるようになったことで、どれだけでも店舗を増やせる！という自信になりました。実際GoQSystemを導入したことで、店舗拡大の目標を実現することができました。
また大型セール時など大量に注文があった場合にも自動処理の機能によって普段と変わらない時間と労力で対応できるのには、本当に感動しました。実際にかかる時間は、納品書などの印刷にかかる時間だけなんです。当社ではそれぞれの配送業者別にビジネスプリンターを用意しておき、印刷用紙サイズを変更するといった手間を省くよう工夫しています。
さらに宅配クリーニングの長期保管のサービスも行なっているので、未発送の受注が残り何件あるのかパッと見て把握できるのも有り難いです。
課題であった人的ミスを減らすことができ、さらに処理時間の短縮、人件費の削減も実現され、メリットしかありません。
白崎さん：GoQSystemは各モールの仕様変更にもスピーディーに対応してくださるので、使う側からすると安心感が絶大です。スタッフさんの対応も迅速で、疑問点やトラブルが生じた際に徹底サポートで即解決してくれます。
またGoQSystemは使い方次第で、いくらでも自分たちの事業に合わせた設定をすることができます。自動処理の使い方は様々なので、スタッフさんにコンサルしてもらいながら、よりマッチした設定をしていくことが上手く使いこなすポイントだと思います。もちろん当社も都度スタッフの方に対応していただきながら、自分たちの会社に合ったシステムに仕上げることができています。
白崎さん：自動処理機能の次に役立っているのが、必要な項目だけCSVに出力できる機能です。受注業務以外の部分になるのですが、会計士に提出する必要があるデータなどを作成する際に、注文数や仕上がった後に発送したか、クーポンを使用したかなどいろいろと集計しなければいけないのですが、それを一つひとつ作業するのは大変だったので、一括で出力できるのは時間短縮につながっています。
また、電子取引データ保存の義務化による電子帳簿保存法の要件を満たしているので、請求書・納品書などの税務書類を紙で保存する必要がなく、手間とコストを大幅に削減できました。
その他にもクリーニング業ではリピーターのお客様が多くいらっしゃるのですが、GoQSystemはリピート回数の確認やお客様のラベリングがしやすいので助かっています。当社では4回以上利用してくださったお客様を常連客として登録しています。
白崎さん：クレス・クリーニングでは、クリーニング師（都道府県知事がクリーニング師試験合格者に与える免許）を所有している技術者たちが、お客様の大切な衣類を取り扱っています。
また靴ケア用品やグッドデザインアイテムのスプレーボトル、カッティングステッカー、桜の洗濯板などの雑貨類も取り扱っています。
その中で大切にしているのは、「当たり前のことを当たり前に実行」すること。お客様への信頼を獲得しながら、雑貨などの販売はもちろん、宅配クリーニングを北陸で確立したいと考えています。
個人店ではなかなか店舗拡大をするのは躊躇してしまいますが、当社のようにクリーニング業者と提携を組み、GoQSystemを活用することで中小企業にもビジネスチャンスがあると感じています。
