電話業務をもっと楽にしませんか？おすすめの電話ツールとは

こんにちはチムチムです。
最近、朝と夜が涼しくなって来ましたね！クーラーを使わないと寝れなかった日常がそろそろ終わろうとしています。
来月からの電気代が少しホッとします。

さて、本日は電話業務の効率化について話していきたいと思います。
皆様は電話対応をしていてどんな会社やお客様から電話がかかってきますでしょうか。
いつも同じ電話番号でかけてくる方もいれば毎回違う番号でかけてくる方もいるかと思います。
そんな時に以前に対応していた人はどんな内容を話していたか、のメモを見られたり、
電話の内容をテキストで見返せたら便利だと思いませんか？
でもそんな電話応対を楽にするツールがあります
今日はそれを紹介します

株式会社シンカ様が出している【カイクラ】について紹介させていただきたいと思います。

カイクラとは
メリット
デメリット
料金
まとめ

カイクラとは

クラウド型の電話登録ツールとなっています。
電話やメール、SMS、テレビ電話などさまざまなコミュニケーション手段を一元管理することが可能となっています。
電話がかかってきた瞬間、顧客の情報が瞬間にパソコンにポップアップ表示され、お客様が過去に話した内容や契約状況を把握した状態で会話ができるため、より丁寧で簡潔な対応が可能です。
（例）
顧客が過去にどんなことをしたか、どのような商品を購入したかなどの情報がすぐに表示されます。

相手に寄り添った対応が可能となります。

メリット

音声とテキストで会話内容を振り返ることが可能
会話内容は自動的に録音され、音声データとして保存されます。これだけではなく、AIによる自動文字起こし機能も搭載されているため、重要な会話をテキストデータとしても確認できます。
例えば、後から「どんな話をしたか忘れてしまった」といった場合でも、簡単に内容を確認できるので安心です。
また、クレーム対応に関しても非常に役に立ちます。難しい内容のクレームや重要な問題は、何度も聞き直すことができるので、情報共有や改善策の検討がスムーズに進みます。
対応が効率化され、問題解決のスピードも上がります。

スマホと固定電話で利用可能
固定電話だけでなく、スマホでも利用可能です。どんなデバイスからでも、着信時の電話情報が表示され、録音も自動で行われます。外出先でも重要な顧客対応が可能になるため、業務の効率化に大きく貢献します。

顧客情報自由なカスタマイズ
顧客情報に登録する項目は、会社のニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。顧客に関する重要な情報を追加したり、必要な情報を整理して一目で確認できるようにすることが可能です。
これにより、顧客対応の質がさらに向上します。

デメリット

テキスト連絡手段がSMSなので場合によっては不便
SMSは電話番号宛にメールを送信するため開封率は高いですが、記入文字数がかなり限られるため、多めの情報を送るときは合計で数通分の費用がかかってしまいます。
緊急で多めの内容を送信する必要性があるときに不向きです。そのため、「今回は何文字で送信できそうか？」という判断を行い、SMSやそれ以外の連絡手段を使い分ける必要があります。

電話対応の少ない店舗
カイクラの料金は設置拠点ごとで変動するため、ユーザーが少なくても料金は下がりません。
電話応対人数の多い企業であればお得ですが、あまり電話担当者が必要ない企業の場合、むしろ割高になる可能性が高いです。

料金

料金はプランごとに異なります。

カイクラCTIスタンダード
初期費用：181,000円
月額費用：30,000円～

カイクラCTI＋通話録音（スモール）
初期費用：331,000円
月額費用：40,000円～

カイクラCTI＋通話録音・テキスト化
初期費用：331,000円
月額費用：50,000円～

詳しくは公式サイトでご確認ください。

まとめ

クラウド型CTIシステムを導入することで、電話対応がもっとスムーズになります。
電話相手の情報や、過去の電話の履歴がすぐにPCの画面上へ表示されることで、顧客対応の効率と満足度は格段に向上すると言えるでしょう。
また、クラウド型CTIシステムはどれも画面がシンプルで操作しやすいという特徴が共通しています。
電話対応にお困りの方はぜひ、このシステムを検討してみてはいかがでしょうか。

なんと！GoQSystemでも電話対応の効率化を図るためにコミュニケーション管理ツールを販売しております！

その名も！
GoQCTI

着信時にGoQCTIが表示され、画面内に受注情報というボタンが表示されます。このボタンを押すと着信の番号から受注情報を検索した状態でGoQSystemの一覧画面が表示でき、お問い合わせがあったお客様の情報まですぐにたどり着く事が可能です。

詳しくはGoQCTI公式ページを御覧ください

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