受注管理システムは受注管理業務の一連の自動化を行い、業務の効率化を目指すシステムです。近年のEC需要の高まりとともに、業務効率化を目指して導入を検討する企業も増加傾向にあります。
今回は、そんな受注管理システムの特徴のほか、メリットやシステムの選定方法についてご紹介していきます。
※すでに受注管理システムの導入をご検討中の方は、こちらの記事をご覧ください。
関連記事：【2023年版】受注管理システムおすすめ10選-価格や機能、選び方も紹介
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受注管理は通販業務の中で、商品を受注してから出荷までを一貫して管理することを指します。
近年では、このような一連の流れを総合して「受注管理」と呼びます。
受注管理の際には注文者情報をはじめとして購入商品や価格・個数の確認はもちろん、サンクスメールや納品書の送付、在庫状況の確認などを行います。
具体的には受注管理を行う際、次のような流れになります。
受注管理システムとは、この一連の流れを管理するためのシステムです。
以前は表計算ソフトなどを利用し受注管理を行う会社が多くありましたが、近年はクラウド上で管理可能な受注管理システムを利用し、業務の効率化をはかる企業が多く見られるようになりました。
受注管理システムは、「受注管理」の効率化を実現するシステムです。
※英語表記ではOrder Management System（オーダーマネジメントシステム）で、略してOMSと言われることもあります。
受注管理システムには次の3つの特徴があります。
受注管理システムを導入することで、複数モール・カートの受注情報の一元管理ができるため、利便性が向上します。
また、受注を受けたタイミングでスピーディーな顧客対応ができる点や作業を自動化できることから、業務の効率化を図ることもできます。
受注管理を一括して行える受注管理システムでは、一連の受注管理の流れを総合して管理することが可能です。
とくに以下3つの機能は、システムのなかでも重要な位置づけを占めています。
これら3つの機能について具体的に説明します。
受注管理機能とは、注文者からの注文内容を確認し、出荷のために配送業者の送り状ソフトに取り込む出荷予定データを作成する機能を指します。
この機能では、受注を取得した段階で、受注をメール等で知らせたあと、順次その後の作業を行っていくという形をとります。また、発送メールや配送番号もまとめて管理することが可能です。
なお、複数モール・カートの受注データを管理画面上で一括管理をすることができます。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| システムの自動化 | 任意の条件と実行処理を組み合わせることで、業務を自動化することができます。 |
| 受注ステータス管理 | 受注ステータスを自由にカスタマイズでき、無制限に作ることができます。 |
| リピーター管理 | 購入回数で注文を絞り込み、メール送信などの処理を行うことができます。 |
| メールの一括・自動配信 | デバイス問わず、全店舗分のメールを一括・自動で配信することができます。 |
| 帳票作成 | 納品書・領収書・出荷リスト・受注伝票などの帳票を作成することができます。 |
| 配送伝票の作成 | 各送り状ソフトに取り込む用の送り状データを作成することができます。（一体型伝票も対応可能） |
| 送り状番号の一括戻し | 送り状ソフトから出力した送り状番号を一括でシステム内に戻すことができます。モール側への出荷実績の反映も1クリックで行うことができます。 |
| カスタムCSV | 任意の項目を選択し、オリジナルのCSVデータをダウンロードすることができます。 |
| 備考欄管理 | 備考欄の不要なテキストを削除し、お客様の入力した重要な内容のみ表示させることができます。 |
| 顧客管理 | お客様を5段階でランク付けすることができます。また、お客様に関するメモを残すことができます。 |
| 受注分割 | 一つの注文を商品ごとに分割することができます。 |
| Web領収書・納品書 | メールにURLを挿入し、お客様ご自身で領収書や納品書をいつでもダウンロード、印刷できます。 |
| クリックポストと完全連携 | クリックポストの申込・支払手続き・印字を一括で行うことができ、ワンクリックで送り状番号を戻すことができます。 |
出荷管理機能では、ハンディターミナルを使用し商品の入荷からピッキング作業を一連して管理することが可能です。
倉庫の在庫数の管理はもちろんのこと、JANコードで管理されるため誤出荷や梱包ミスが無くなります。
また、外部倉庫とのデータ連携も可能なため、出荷業務を自動化することができます。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 出荷業務の自動化 | フルフィルメント by Amazonと連携することで24時間365日の稼働が可能となります。 |
| 物流倉庫との連携 | 楽天スーパーロジスティクス・ロジザードZERO・オープンロジなどの物流倉庫に出荷指示を一括で送ることができます。 |
| 自社倉庫物流管理ハンディターミナル | 棚番号とJANで商品を管理することで、購入されたお客様の商品がどの棚の・どのボックスにあるかを管理でき、高速ピッキングとミスの無い出荷業務が行えます。 |
在庫管理機能では、現在の在庫数を管理することができます。
商品が売れたあとには、各モール・カートに最新の在庫数のデータを反映しますので、在庫情報の自動更新が可能となります。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 在庫連携 | 各モール・カート間の在庫数の更新を自動で行うことができます。 |
| 商品コード紐づけ | 商品コードが違っていても、条件設定するだけで紐づけを行うことができます。 |
| セット商品の在庫連携 | 上下セット・福袋・セール用のコピー商品など、さまざまな形のセット商品の在庫連携を行うことができます。 |
| 在庫切れ・エラー時の通知 | 在庫が指定数以下になった場合・エラーが発生した場合、すぐにメールで通知を受け取ることができます。 |
受注管理システムのメリットには、次の5つの点があります。
ここでは、これら5つの受注管理システムの特徴について、順番に確認していきましょう。
受注管理システムを利用することで、複数モール・カートの受注情報を1つのシステム内で一元管理をすることができるようになります。
そのため、各モール・カートの管理画面を行き来する必要がなくなり、業務工数を削減することができます。
受注管理システムを活用することで、複数モール・カートの受注管理業務を一括で行うことができます。
また、メール送信・注文確認などのルーティン業務を自動化することができます。さらに、注文内容を受注管理システムに反映することで出荷など他の担当部門とデータ共有もしやすくなり、業務の効率化が進み、働き方改革の推進にもつながります。
今まで時間を取られていた作業系のルーティン業務は新たに導入する受注管理システムに任せることで、本来時間をかけるべき商品の販売戦略や仕入れ、出荷・物流の課題検討など、コアな業務により集中する時間を生み出すことも、システム導入のメリットの一つになります。
受注管理システムを導入することで、業務の削減・効率化をすることができ、余分な人件費を削減することができます。
さらに、各種帳票や領収書などは受注管理システムからダウンロードやメール送信ができるため、ペーパーレス化を実現できます。
その結果、用紙代や印刷代などの消耗費を削減することができます。
受注管理は対応する業務範囲が広いので、上手く仕組化をしていかないとオペレーションミスにつながりやすくなります。
電話やFAXなどをアナログ対応で進めてしまうと、「納品日に注文した商品が届かない」「注文商品と一部違う」「注文と個数が合っていない」「色やサイズが違う」など、お客様との受注に関するトラブルが起こる恐れもあります。
発生する受注トラブルの原因の多くは「手入力による転記ミス」「口頭での聞き間違い」「注文用紙の確認ミス」「伝票上での管理漏れ」などといったヒューマンエラーによるものです。受注管理システムを導入し情報をデータ化すれば、そのような受注に関するトラブルのリスクを未然に防ぐことができます。
受注管理システム導入のメリットは、日々の業務が効率的に回ることだけではありません。
注文用紙やエクセルからの転記作業・各部門での2重集計や確認作業など、入力や処理から集計系の全ての業務が受注管理システム導入により、効率的に進められるようになります。
効率化が進むと日々の運用業務上でのメリットの他にも、企業の月次決算の早期化にもつなげられます。決算の早期化により、計画との差分も速やかに経営層が把握することができ、スピーディーな意思決定を行うことにもつながります。
自社に合った受注管理システムを選定する際には、次の4つの点に注意しながら選ぶのがおすすめです。
せっかく導入したシステムが結果的に使われなかったということにならないためにも、しっかり注意しながら選定を行っていくとよいでしょう。
以下、具体的にシステムを選ぶポイント4つについて説明していきます。
受注管理システムを導入する際には、システムの操作性についても確認しておきましょう。
操作性を確認する際には、システムの無料お試し期間などを上手に活用するのがおすすめです。
せっかく導入したシステムであっても、運用を行う従業員が使いづらさを感じるようでは、使われないままになりかねません。
また、使い勝手の悪いシステムは、実際に管理を行う際にミスを誘発してしまいますので、注意しましょう。
仮に自社で求めている内容が備わっているシステムであったとしても、操作しにくいシステムについては導入を見送るのが賢明です。
受注管理システムの料金制度は、従量課金制と月額定額制の2種類あります。
従量課金制は主に、受注件数に応じてシステム料金が高くなっていくという特徴があります。売上の伸びに比例してシステム料金も高くなるので、注意が必要です。
反対に月額定額制は、受注件数がどれだけ伸びても、月額一定料金で使用することができます。
売上が伸びたとしてもシステム料金は一定額なので、今後売上を伸ばしていきたい方にオススメです。
受注管理システムの料金制度は基本的にこの2種類になりますので、どちらの料金制度が自社に相応しいものかをよく検討しましょう。
システムを選定する際には、サポート体制が十分であるかも確認しておく必要があります。
システム導入時の設定作業はもちろんのこと、運用中にシステムに設定変更が必要になった際でも、サポート体制が充実しているシステムであれば、安心して利用することができます。
受注管理システムの導入時には、将来的に他店舗展開する際に出店予定となりうるモール・カートが対応しているかなど連携機能が充実しているシステムを選ぶようにしましょう。
自社が必要としているシステムを見直し、自社にとって必要な受注管理システムを洗い出すことも重要です。
今回は受注管理システムの特徴やメリット、主な機能や選定方法についてご紹介してきました。
受注管理システムを導入すると、業務の効率化・人件費などの削減・生産性の向上につなげることができます。
受注管理システムを導入する際には、自社の業務にあったシステムを選定する必要があります。
システム選定の際には、本記事でご紹介したポイントを参考にするほか、実際のシステム無料体験などを上手に活用していくとよいでしょう。
下記に当てはまる方は、GoQSystem（ごくーシステム）がおすすめです！
