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受注管理システムとは?特徴と選び方を徹底解説!

「受注管理システム」は、受注管理業務の一連の流れの自動化を行い、業務の効率化を目指すシステムです。
近年のEC需要の高まりとともに、業務効率化を目指して導入を検討する企業も増加傾向にあります。
今回は、そんな受注管理システムの特徴のほか、メリットやシステムの選定方法についてご紹介していきます。

そもそも受注管理とは

受注管理は通販業務の中で、商品を受注してから出荷までを一貫して管理することを指します。
近年では、このような一連の流れを総合して「受注管理」と呼びます。

受注管理の流れ

 

受注管理の際には注文者情報をはじめとして購入商品や価格・個数の確認はもちろん、サンクスメールや納品書の送付、在庫状況の確認などを行います。
具体的には受注管理を行う際、次のような流れになります。

1.注文内容の確認
2.サンクスメールの送信
3.支払い方法の確認
4.各種帳票の印刷
5.ピッキング・梱包作業
6.出荷作業
7.発送完了メールの送信

受注管理システムとは、この一連の流れを管理するためのシステムです。
以前は表計算ソフトなどを利用し受注管理を行う会社が多くありましたが、近年はクラウド上で管理可能な受注管理システムを利用し、業務の効率化をはかる企業が多く見られるようになりました。

受注管理システムとは

受注管理システムの特徴

受注管理システムは、「受注管理」の効率化を実現するシステムです。
受注管理システムには次の3つの特徴があります。

1.クラウド上で複数モール・カートの受注情報の一元管理
2.受注を受けたタイミングでのスピーディーな顧客対応
3.顧客へのメール送信作業などの自動化

受注管理システムを導入することで、複数モール・カートの受注情報の一元管理ができるため、利便性が向上します。また、受注を受けたタイミングでスピーディーな顧客対応ができる点や作業を自動化できることから、業務の効率化を図ることもできます。

受注管理システムのメリット3つ

受注管理システムのメリットには、次の3つの点があります。

1.複数モール・カートの受注情報の一元管理ができる
2.業務の効率化が可能
3.人件費と消耗費の削減

ここでは、これら3つの受注管理システムの特徴について、順番に確認していきましょう。

1. 複数モール・カートの受注情報の一元管理ができる

受注管理システムを利用することで、複数モール・カートの受注情報を1つのシステム内で一元管理をすることができるようになります。そのため、各モール・カートの管理画面を行き来する必要がなくなり、業務工数を削減することができます。

2. 業務の効率化が可能

受注管理システムを活用することで、複数モール・カートの受注管理業務を一括で行うことができます。また、自動化機能を使うことでメール送信・注文確認などの業務を効率化することができます。

3. 人件費と消耗費の削減

受注管理システムを導入することで、業務の削減・効率化をすることができ、余分な人件費を削減することができます。さらに、各種帳票や領収書などは受注管理システムからダウンロードやメール送信ができるため、ペーパーレス化を実現できます。その結果、用紙代や印刷代などの消耗費を削減することができます。

受注管理システムの機能

 

受注管理を一括して行える受注管理システムでは、一連の受注管理の流れを総合して管理することが可能です。
とくに以下3つの機能は、システムのなかでも重要な位置づけを占めています。

1.受注管理機能
2.出荷管理機能
3.在庫管理機能

これら3つの機能について具体的に説明します。

1. 受注管理機能

受注管理機能とは、注文者からの注文内容を確認し、出荷のために配送業者の出荷管理システムに取り込む出荷予定データを作成する機能を指します。
この機能では、受注を取得した段階で、受注をメール等で知らせたあと、順次その後の作業を行っていくという形をとります。また、発送メールや配送番号もまとめて管理することが可能です。
なお、複数モール・カートの受注データを管理画面上で一括管理をすることができます。

2. 出荷管理機能

出荷管理機能では、ハンディターミナルを使用し商品の入荷からピッキング作業を一連して管理することが可能です。倉庫の在庫数の管理はもちろんのこと、JANコードで管理されるため誤出荷や梱包ミスが無くなります。

3. 在庫管理機能

在庫管理機能では、現在の在庫数を管理することができます。商品が売れたあとには、各モール・カートに最新の在庫数のデータを反映しますので、在庫情報の自動更新が可能となります。

受注管理システムを選ぶポイント4つ

自社に合った受注管理システムを選定する際には、次の4つの点に注意しながら選ぶのがおすすめです。

1.操作しやすい管理システムであるか
2.料金体系が自社に相応しいものか
3.サポート窓口・体制が十分であるか
4.様々な連携機能が備わっているか

せっかく導入したシステムが結果的に使われなかったということにならないためにも、しっかり注意しながら選定を行っていくとよいでしょう。
以下、具体的にシステムを選ぶポイント4つについて説明していきます。

1. 操作しやすい管理システムであるか

受注管理システムを導入する際には、システムの操作性についても確認しておきましょう。操作性を確認する際には、システムの無料お試し期間などを上手に活用するのがおすすめです。
せっかく導入したシステムであっても、運用を行う従業員が使いづらさを感じるようでは、使われないままになりかねません。
また、使い勝手の悪いシステムは、実際に管理を行う際にミスを誘発してしまいますので、注意しましょう。仮に自社で求めている内容が備わっているシステムであったとしても、操作しにくいシステムについては導入を見送るのが賢明です。

2. 料金体系が自社に相応しいものか

受注管理システムの料金制度は、従量課金制と月額定額制の2種類あります。
従量課金制は主に、受注件数に応じてシステム料金が高くなっていくという特徴があります。売上の伸びに比例してシステム料金も高くなるので、注意が必要です。反対に月額定額制は、受注件数がどれだけ伸びても、月額一定料金で使用することができます。売上が伸びたとしてもシステム料金は一定額なので、今後売上を伸ばしていきたい方にオススメです。
受注管理システムの料金制度は基本的にこの2種類になりますので、どちらの料金制度が自社に相応しいものかをよく検討しましょう。

3. サポート窓口・体制が十分であるか

システムを選定する際には、サポート体制が十分であるかも確認しておく必要があります。
システム導入時の設定作業はもちろんのこと、運用中にシステムに設定変更が必要になった際でも、サポート体制が充実しているシステムであれば、安心して利用することができます。

4. 様々な連携機能が備わっているか

受注管理システムの導入時には、将来的に他店舗展開する際に出店予定となりうるモール・カートが対応しているかなど連携機能が充実しているシステムを選ぶようにしましょう。
自社が必要としているシステムを見直し、自社にとって必要な受注管理システムを洗い出すことも重要です。

受注管理システムの導入で業務効率化や生産性向上につなげよう!

今回は受注管理システムの特徴やメリット、主な機能や選定方法についてご紹介してきました。
受注管理システムを導入すると、業務の効率化を図れるほか、人件費などの削減や生産性の向上につなげることができます。
受注管理システムを導入する際には、自社の業務にあったシステムを選定する必要があります。

システム選定の際には、本記事でご紹介したポイントを参考にするほか、実際のシステム無料体験などを上手に活用していくとよいでしょう。

 

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