導入事例
作業人数 1名
業務効率化
出荷作業
クリックポスト拡張機能
アクセサリーからバッグまでハンドメイド品を中心に、毎日のコーディネートに華やかさをプラスしてくれるファッショングッズを販売している「Hanatelier～ハナトリエ～」。ECサイトは3店舗、大阪市に実店舗をOPENし、健康と持続可能な社会に配慮したライフスタイルを提案するロハスフェスタ（大阪会場）に出店しています。
GoQSystemを導入する前は複数のモールについて手入力で受注作業を行っていましたが、受注スタッフが減ったことがきっかけで、出荷作業やリピーター管理など様々な業務に手間と時間がかかるようになってしまいました。
このような課題を解決するために、かねてから検討していたGoQSystemのおかげで変化したことや現在の活用術について、代表の豊田さんにお話を伺いました。
豊田さん：当店はお客様からの細かな要望が多いため、備考欄に記載された内容のチェックは欠かせません。 例えば、ネックレスの長さ調整やピアスをイヤリングへ変更したいといった商品に関する内容から、数点購入した中の1つだけラッピング包装を希望、入学式用に購入したのでいつまでに届けて欲しい、クーポンの使い方が分からないといったものまで、要望やお問い合わせは多岐に渡ります。
また当店では2009年に起業して以来、全員のお客様に手書きのお手紙を同封して商品をお送りしており、特にリピーターのお客様には再度ご購入いただいたことへの感謝の想いもお手紙に添えています。
そのため複数のモールを展開している当店では、店舗を飛び越えて同一のお客様を認識することも大切です。
ひと言感謝のメッセージを添えられるのはもちろん、同じタイミングでそれぞれ別の店舗で購入されるお客様がいた場合、同一のお客様と認識できていないと別々の店舗でのお買い物ごとに送料がかかってしまい、2倍の金額になってしまうことも。
そうした時にGoQSystemのように受注の一元管理ができるシステムを使っていると、同一のお客様が購入されている商品は一つにまとめて発送するといった対応ができるので、商品価格によっては送料が無料となり、結果としてお客様にも喜んでいただけます。
豊田さん：クリックポストの伝票番号を一括で書き込みができなかったり、各モールをまたいでリピーター情報を管理できていなかったり、各モールごとに出荷リストを出すことが面倒だったり、本当に課題をあげればきりがありませんでした。
特に私たちが大切にしている、“できるだけお客様の想いに応える”という部分だと、備考欄の書き込みを目視では見落としてしまうことがあったので困っていました。
また、スタッフ不足も大きな課題でした。
それまでは、商品の仕入れやアクセサリーなどの制作、商品写真の撮影、ホームページの作成・更新、SNSの更新といった業務を私が担っていたのですが、受注スタッフが減ったことで、私が更に受注業務も担当しなければいけない状況に。
作業量的に負荷が大きい受注業務がプラスされるとなると、これまで自分が担当していた業務を減らなさいといけないのではないか、と悩んでいました。
豊田さん：受注スタッフが減ったことが一番大きかったです。実は以前からGoQSystemのことは営業電話で知っていましたが、その時はシステム導入の必要性をそこまで感じていなかったためお断りしました。そこから半年に1回くらいのペースで連絡をいただき、資料を送ってくれたりと営業の方がとても親切で好印象でした。
他社ともコスト面で比較検討しましたが、クリックポストとAPIで連携しているのはGoQSystemだけなので、機能面で比較する対象はありませんでした。当店ではクリックポストをメインで取り扱っているため、そこは導入の大きな決め手になりました。
さらに、複数のモールを一括で管理ができるため、1人のお客様が違うモールから購入された際にもリピーターとして表記される点が魅力でした。
豊田さん：導入のきっかけとなった「クリックポストの連携機能」は役立っています。レターパックに貼り付ける伝票も印刷できるのは探していた機能なので、本当にありがたいです。
他にも、「自動処理」の機能が役に立っています。
自動処理の機能では備考欄に記載されている内容によって振り分けを行うなど、自動化する条件・処理を多様に設定できるので、導入前の課題であった見落としのミスも軽減することができました。
備考欄確認は目視でも行いますが、システムのチェックが入ることでダブルチェックしてもらっているような感覚で心強いです。
豊田さん：実際に導入してみると想像以上に便利で、思わぬありがたい機能などもたくさんありました。また、コスト面でもお得に感じています。
導入前は私が担当する業務を減らさないといけないと考えていましたが、GoQSystemを導入したことで以前から担当していた業務を減らすことなく受注業務も並行で行えています。
新たにスタッフを増員する必要もなく、結果人件費の削減にも繋がりました。
作業効率を上げることができたので、時間短縮にもつながっています。
導入前はクリックポストを利用する際にモールの管理画面からお届け先情報を1件ずつコピーペーストしてCSVを作成して、クリックポストへ1ファイルずつアップロードして…と手間がかかり、手動登録作業でミスを起こさないか緊張状態でした。
例えば楽天市場のスーパーセールの時には100件近くの伝票を処理しないといけないため、かなりの時間を要していました。しかしGoQSystemならコピーペーストの作業なしで、ワンクリックでお届け先情報を一括反映できるので作業効率が大幅にアップしました。
豊田さん：導入前にGoQSystemの口コミを調べた際に「サポートが神」と書いてありました。どういうことかな、と思っていましたが今は納得です！
まず導入時は毎日のように連絡を取り合い、当店の要望に合った設定の仕方を教えてくれました。当店では、クレジット払い・代引き・コンビニ払いなど支払い方法に合わせて、それぞれのお客様にメールを送るようにしているのですが、その設定ができるか相談したときも迅速に対応していただきました。
導入後もこちらが設定を変えたときに電話がかかってきて、「上手く活用できているか」「こういう風に変えてみてはどうか」などサポートしてもらっています。親身に指導していただき、頼りにしています。
豊田さん：リピーター表示や特記事項、チェック項目やランクづけといった、お客様に関する情報を設定できる機能がお気に入りです。
特に購入回数を引き継げるリピーター表示や、記載された内容が注文者ごとに紐づけることができる特記事項の機能は本当に重宝しています。
例えば、受注詳細画面の特記事項を活用すれば、過去に不良品を送付してしまいご迷惑をおかけしたお客様が次回当店で商品を購入いただいた際に情報を引き継いで表示することが可能です。
特記事項に過去の不良品送付の履歴が残っているお客様へは「先日はご迷惑をおかけしたにも関わらず、またご利用いただき…」とお手紙を同封することができ、アフターフォローにつながっています。
豊田さん：「Hanatelier～ハナトリエ～」はあえてジャンルを狭めず、オンの日もオフの日も日常使いできるいろいろなアクセサリーを展開しています。品質にもこだわっているので、愛着を持ちながら年齢問わず気軽につけてもらえたら嬉しいです。
これまでネット販売では楽天をメインに商品数などを充実させてきましたが、GoQSystemの商品管理や在庫管理を導入することで、少人数のチームでもいろいろなモールで販売できるようにしていきたいと考えています。
GoQSystemは既存の機能もどんどんアップグレードされるので、より便利に使いやすくなり本当に助かっています。使う側の目線でサービスを提供してくれるのはありがたく、私たちも活用していきたいです。
