こんにちは、サポート担当の岩田です。
AIの活用といえば、「文章を要約してもらった」「メールの文面を整えてもらった」といった事例が広く知られています。今回はそこからもう一歩踏み込んだ話です。AIに質問するのではなく、作業そのものを実行させる——その実践例をご紹介します。
課題：増え続けるメールの整理が追いつかない
プライベートのGmailアカウントの話になりますが、通知メール・各種お知らせ・重要連絡が混在した状態が長く続いていました。「何が重要か」を把握するだけでも手間がかかり、手動でラベルを整理する時間も取れず、受信トレイは慢性的に散らかった状態でした。
そこで考えたのが、「分類の判断からラベル作成・振り分けまで、一連の作業をAIに任せられないか」という方法です。
実施した手順
今回使用したのはClaudeです。以下の手順で進めました。
- ClaudeとGmailを連携する
- 過去のメールを分析し、ラベル構成を提案してもらう（「どのような種類のメールが多いか」を洗い出すところから委ねました）
- 提案内容を確認のうえ、ラベルを作成してもらう
- 既存のメールをラベルに振り分けてもらう
- 定期実行のスクリプト（GAS）を作成してもらう（今回は6時間ごとに起動する設定としました）
新しい差出人が登場した際には内容を確認のうえ、必要に応じて新規ラベルを追加する運用としています。「どう分類するか」という判断の部分から任せられたことが、今回の取り組みの肝でした。
結果
運用してみた結果、以下の変化がありました。
- 定期実行により、受信トレイが常に整理された状態を維持できるようになった
- 重要な通知の見落としがなくなった
- 不要な通知の量が可視化され、整理すべき登録の全体像を把握できた
手動で仕分ける作業自体がなくなったことで、メール管理にかかる負荷が大幅に下がりました。
業務への応用可能性
今回はプライベートのメールで試みましたが、「判断と単純作業がセットになっている定型業務」であれば、同様のアプローチが業務にも有効と感じています。
EC・ネットショップを運営されている場合、注文確認・在庫アラート・問い合わせ・キャンセル依頼といったメールが日々大量に届きます。「すぐに対応が必要なもの」と「後回しでよいもの」の判断が追いつかないという課題は、今回取り組んだメール整理と構造的に同じです。
注意点
メールには個人情報が含まれます。活用事例をスクリーンショット等で共有する際は、差出人名・本文・連絡先などが露出しないよう注意が必要です。業務メールへの応用を検討される場合は、外部サービスとの連携が社内規定上問題ないかを事前に確認してください。
GoQSystemの自動処理機能との共通点
今回の取り組みを振り返ると、「定時に決められた作業を自動実行する」「判断ごとAIに委ねて工数を削減する」という考え方は、弊社が提供するEC受注管理システム「GoQSystem（ごくーシステム）」の自動処理機能と同じ発想に基づいています。
GoQSystemでは、受注時の条件判断・ステータス更新・送料変更といったルーティン作業をシステムが自動で処理します。人的ミスの削減、処理時間の短縮、人件費の抑制につながり、担当者は本来注力すべき業務に集中できます。今回のGmailの事例でいえば、6時間ごとの自動ラベル振り分けに相当する仕組みが、受注管理の現場で機能しているイメージです。
AIへの自然言語指示で設定できる「KiNT」
今回、ClaudeにGmailの整理を依頼した際、設定の手順を細かく指定したわけではありません。「こうしてほしい」と伝えるだけで、必要な処理を組み上げてくれました。GoQSystemのAI機能シリーズ「KiNT（きんと）」も、同様のアプローチをEC業務に取り入れています。
KiNTでは、GoQSystem内の自動処理設定を自然言語での指示だけで生成できます。「この条件の注文はこう処理してほしい」と入力するだけで、複雑な設定をAIが構成します。専門知識がなくても高度な自動化を実現できる点が特長です。
まとめ
AIの活用は、「質問して答えをもらう」段階から、「作業を実行させる」段階へと広がっています。今回のGmailの事例では、分類の判断から定期実行の設定まで一気通貫で任せることができました。同じ考え方は、EC業務における受注対応など、判断と定型作業が組み合わさった場面でも十分に応用できます。
受注管理における自動化にご関心のある方は、GoQSystemの機能およびAIシリーズ「KiNT」をぜひご確認ください。
